Description
Détails de l’offre
QUESTIONNAIRE DE CADRAGE FONCTIONNEL
Objectif : permettre à l’American International School of Bamako (AISB) de formaliser un cahier des charges complet, clair et fidèle à ses besoins réels, même pour des interlocuteurs non techniques.
A. Organisation générale et gouvernance
1. Comment décririez-vous aujourd’hui l’organisation administrative et académique de l’AISB (services, rôles, responsabilités) ?
(Exemple : quels services existent formellement, qui fait quoi, où commencent et s’arrêtent les responsabilités entre administration, direction et pédagogie.)
AISB fonctionne selon une structure administrative et académique classique d’école internationale. L’établissement est dirigé par une Directrice, sous la supervision de laquelle la Principale pilote le volet académique. Elle coordonne le programme scolaire avec les coordinateurs des sections élémentaire et secondaire.
Le volet opérationnel est placé sous la responsabilité de la Gestionnaire des opérations, également sous guidance de la Directrice. Ce volet couvre l’administration générale, les finances et la comptabilité, les ressources humaines, la logistique, la sécurité ainsi que les aspects administratifs liés à l’informatique. Chaque service gère son périmètre de responsabilité ; toutefois, la coordination est plus manuelle et repose principalement sur des échanges par mails.
2. Quels sont les principaux flux d’information entre les différents services (académique, finance, RH, direction, logistique) ?
(Exemple : quelles informations partent du service académique vers la finance ? comment la direction est-elle informée des absences, dépenses, incidents ?)
● Académique → Finance : effectifs, inscriptions, changements de statut pour la facturation
● RH → Finance : paie, contrats, avantages
La Directrice et ou la Gestionnaire des opérations reçoivent et approuvent les
formulaires électroniques de demandes d’absences, de maintenance et de dépenses.
Les échanges se font principalement par emails et fichiers Excel ou google docs ou
spreadsheets sur Drive.
3. Quelles informations sont aujourd’hui critiques pour la direction mais difficiles à obtenir rapidement ?
(Exemple : situation financière à date, taux d’absentéisme, impayés, effectifs exacts par niveau.)
Situation financière en temps réel est accessible dans Quickbooks
Les Impayés par famille sont disponibles dans un fichier Excel avec le taux de
recouvrement par famille
Effectifs exacts par niveau est disponible dans un fichier excel et dans le logiciel Focus
Le taux d'absentéisme des élèves est accessible dans Focus et le pour le personnel on
fait un filtre dans le fichier excel contenant les réponses soumises via les formulaires de
demande en ligne.
Cependant la facturation avec Quickbooks n’est pas très optimal et le suivi budgétaire
par service (comptabilité analytique) est aussi l’information utile que nous n’avons pas
encore en place.
4. Quelles décisions importantes nécessitent aujourd’hui plusieurs sources d’information non centralisées ?
(Exemple : décider d’un recrutement, d’un investissement, d’une activité nécessite-t-il plusieurs fichiers ou échanges informels ?) Ouverture de classes, activités extrascolaires, les inscriptions et le paiement des examens AP a CollegeBoard aux USA,
les inscriptions et le paiement pour les élèves qui ne sont pas inscrits à plein temps et
qui viennent suivre les cours d’anglais dans l'après midi,
les achats de biens et services, le transport des expatriés de l'aéroport vers l'école ou vis versa, le suivi des déplacements des bus scolaires, les demandes de visa pour les étrangers expatriés,
l’organisation des fêtes de l’association des parents d'élèves et le suivi des recettes
etc…
5. Existe-t-il des doublons de saisie ou des incohérences de données entre services ? Si oui, où principalement ?
(Exemple : un élève ou un employé saisi dans plusieurs fichiers avec des informations différentes.)
Oui, bien que ce soit rare, on eu quelques cas où élèves et employés étaient saisis dans
plusieurs fichiers (Excel, Focus, QuickBooks) avec des écarts possibles.
6. Quels sont les risques opérationnels actuels liés à l’organisation des données ?
(Exemples : erreurs humaines, perte de fichiers, dépendance à une seule personne clé, retards de traitement.)
Erreurs humaines, perte de fichiers, dépendance au service informatique, retards de
traitement , entrée illégale non autorisée .
B. Outils existants et pratiques actuelles
7. Quels outils logiciels utilisez-vous actuellement pour chaque domaine ?
(Précisez le nom de l’outil, son usage réel, et s’il est obligatoire ou facultatif.) - Gestion des élèves
- Gestion académique (FOCUS)
- Finance et comptabilité (QUICKBOOKS DESKTOP) et EXCEL pour la gestion des immobilisations et inventaires des stocks de la boutique de fournitures scolaires.
- Ressources humaines (EXCEL)
- Communication interne (EMAILS)
Google Drive
8. Quels traitements sont encore réalisés sur Excel ou sur papier ?
(Exemple : suivi des absences, listes manuelles, calculs, tableaux partagés par email.)
RH (Paie, congés, absences), suivi des admissions, inventaires, certains rapports
financiers .
9. Quels outils donnent satisfaction aujourd’hui ? Pourquoi ? (Exemple : simplicité, rapidité, habitude, fiabilité.)
10. Quels outils sont contraignants ou source de frustration ?
(Exemple : lenteur, complexité, erreurs fréquentes, manque de visibilité.)
Erreurs avec la gestion des immobilisations via Excel
Un seul utilisateur en même temps pour Quickbooks bien notre formule est
normalement destinée a 3 utilisateurs.
11. Quelles tâches nécessitent aujourd’hui une ressaisie manuelle d’informations déjà existantes ailleurs ?
(Exemple : reprendre des informations élèves pour la facturation ou les rapports.)
Données des élèves pour facturation, rapports, listes, RH.
C. Admissions et inscriptions
12. Comment se déroule aujourd’hui une admission, de la première demande jusqu’à l’inscription finale ?
(Décrivez les étapes concrètes, même informelles.)
Demande → collecte documents → validation académique → offre → paiement frais
d’admission → lettre d’acceptation → inscription.
13. Quels documents sont collectés ? Sous quelle forme ? (Papier, email, scans, plateformes externes, etc.) papier, emails, scans, formulaire électronique.
14. Quelles étapes sont les plus chronophages pour l’équipe administrative ? (Exemple : relances, vérification des pièces, saisies répétées.)
Relances familles, vérifications, saisies répétées.
15. Comment suivez-vous l’état d’avancement d’un dossier candidat ? (Exemple : tableau Excel, emails, mémoire humaine.)
16. Quelles difficultés rencontrez-vous dans la communication avec les familles candidates ?
(Exemple : informations manquantes, incompréhensions, délais.) informations manquantes, incompréhensions, délais
17. Quels indicateurs aimeriez-vous suivre sur les admissions ?
(Exemple : nombre de candidatures, taux d’acceptation, délais moyens, origine géographique.)
nombre de candidatures, taux d’acceptation, délais moyens, origine géographique,âge/placement, affiliation, nouveau ou ancien eleves
D. Gestion des élèves et de la scolarité
18. Où sont stockées aujourd’hui les informations élèves ? (Un seul endroit ou plusieurs ?)
Focus et dossier physique de l'élève
19. Existe-t-il un dossier élève unique ou plusieurs sources ? (Administratif, académique, santé, discipline, etc.)
Administratif, académique, santé, discipline, etc
20. Qui a accès à quelles informations ?
(Administration, enseignants, direction, parents.)
L'administration et l’enseignant de l'élève ont accès à son dossier.
La Directrice et la Gestionnaire des opérations ont accès aux dossiers du personnel.
21. Comment gérez-vous aujourd’hui :
- les absences et retards ?
- la discipline ?
- les changements de classe ou de statut ?
Absences/discipline : Focus + Excel
Changements : manuels
22. Comment les parents accèdent-ils aux informations scolaires ? (Bulletins papier, emails, portail, demandes directes.)
Bulletins papier, emails, portail, demandes directes
23. Quelles informations les parents demandent-ils le plus souvent ? (Exemple : notes, absences, factures, emplois du temps.) notes, absences, factures, emplois du temps.
E. Organisation pédagogique et évaluations
24. Comment sont construits les emplois du temps aujourd’hui ? (Manuellement, logiciel, contraintes difficiles à gérer ?)
Manuellement,
25. Quels outils utilisez-vous pour gérer enseignants, salles et matières ?
Focus+Excel
26. Comment gérez-vous les changements (absences enseignants, remplacements) ?
Coordination manuelle
27. Comment les enseignants saisissent-ils les notes ? (Papier, Excel, logiciel, plateforme externe.)
Focus, Mastery Connect
28. Quels calculs sont aujourd’hui manuels ? (Moyennes, classements, GPA.)
GPA .
29. Comment sont produits les bulletins ? (Manuellement, semi-automatisé, délais.) semi-automatisé
30. Quelles difficultés apparaissent en période de notes ou de bulletins ?
Délais, vérifications multiples.
F. Ressources humaines
31. Comment sont gérés aujourd’hui les dossiers du personnel ? Dossier sur google drive et documents papier pour les anciens employés
32. Comment suivez-vous :
- les contrats ? La plupart sont renouvelés en début ou en fin d'années scolaires ce qui
facilite le suivi.
- les congés ? Excel et feuille manuelle
- les absences ? Google formulaires
33. Le personnel peut-il consulter ses informations sans passer par l’administration ?
Non
34. Quels processus RH sont les plus sensibles ou chronophages ?
Demande de visas, recrutements internationaux.
35. Existe-t-il des obligations légales ou contractuelles difficiles à suivre ?
Conformité locale et contrats internationaux.
G. Temps de travail et présence
36. Comment est suivi aujourd’hui le temps de travail du personnel ?
Feuilles ou Excel.
37. Quels types de personnel sont concernés ?
Les travailleurs ayant droit aux heures supplémentaires.
38. Comment traitez-vous les retards, absences ou oublis de pointage ?
Correction manuelle le mois suivant
39. Quelles informations sont nécessaires pour préparer la paie ?
Formulaire de demande de prêt, absence, substitut des assistants pour les enseignants,
allocation pour la retraite des expatriés, autres déductions ou additions, heures
supplémentaires du personnel administratif.
40. Quelles difficultés rencontrez-vous dans la fiabilité des données de présence ?
H. Finance, achats et dépenses
41. Comment sont initiées les demandes d’achat aujourd’hui ?
Formulaire Google
42. Existe-t-il des circuits de validation formalisés ?
La Directrice et la Gestionnaire des opérations
43. Comment suivez-vous les dépenses par service ou activité ?
Les dépenses sont suivies dans le rapport financier mensuel (YTD en anglais)
44. Comment gérez-vous les notes de frais ?
N/A
45. Quels contrôles budgétaires sont faits avant ou après une dépense ? La verification des procédures d’engagement (bon de commande) et de paiement la vérification du dépassement de la ligne budgétaire est fait avant et après
Approbation formelle
46. Quelles informations financières sont difficiles à consolider aujourd’hui ?
trésorerie, par section ou par classe inventaire annuel des immobilisations
I. Gestion spécifique du carburant
47. Quels usages consomment le carburant ?
Bus scolaires, utilisés également pour les courses administratives, la tondeuse
thermique et le groupe électrogène de l'école
48. Comment distinguez-vous les sources de carburant (achat, dons) ?
Achat avec l’ambassade ou dans les stations services
49. Comment est suivi le stock et la consommation ? Pas de système de suivi de la consommation pour le moment
50. Quels risques ou dérives souhaitez-vous éviter ?
Les achats dans les stations étant plus fréquents actuellement nous voudrions suivre la
consommation avec les chauffeurs
51. Quels rapports aimeriez-vous obtenir ?
Consommation mensuelle par bus et consommation journalière du groupe
J. Logistique et moyens généraux
52. Disposez-vous d’un inventaire à jour des équipements ?
Oui
53. Comment sont signalés les incidents techniques ?
Verbalement ou par mail
54. Comment suivez-vous les interventions et leur historique ?
cahier des charges mais, c’est peu structuré
55. Quels équipements sont critiques pour l’activité pédagogique ?
Serveur, electricité, IT, securite (le Système de sonorisation publique pour les annonces
d’urgence)
56. Comment est organisé le transport scolaire aujourd’hui ?
La coordinatrice du transport organise avec les chauffeurs les trajets
K. Communication et collaboration
57. Comment l’information est-elle diffusée aujourd’hui vers :
- les enseignants ? Mails, Whatsapp, réunions hebdomadaires, annonces publiques,
portail unique centralise
- les parents ? Mails, Whatsapp, Assemblée générale
- les élèves ? Mails, Forum ouvert, annonces publique en cas d'évacuation par exemple
58. Quels types de messages sont les plus fréquents ?
Mails et Whatsapp
59. Quels canaux fonctionnent bien ? Lesquels posent problème ?
L’annonce publique avec le système de sonorisation publique peut tomber en panne
60. Quelles améliorations attendez-vous en matière de communication interne ?
Le portail unique centralisé n’est pas encore bien intégré, il vient d'être mis en place il
y’a moins d’un mois
L. Direction, pilotage et reporting
61. Quels indicateurs la direction consulte-t-elle régulièrement ?
Effectifs, finances, impayés, RH.
62. Quels rapports sont longs ou difficiles à produire ?
Budgets, consolidations financières, statistiques élèves.
63. Quelles informations aimeriez-vous avoir en temps réel ?
Trésorerie, inscriptions, absences.
64. Quels besoins spécifiques a le Conseil d’administration ?
Finances, flux des effectifs, risques, performance, sécurité.
65. À quelle fréquence ces informations sont-elles nécessaires ?
Mensuelle
M. Contraintes, priorités et vision
66. Quelles sont vos priorités absolues pour la première année ?
Centralisation des données, intégration finance-académique, automatisation
admissions/paie.
67. Quelles fonctions peuvent attendre ?
Fonctions avancées secondaires.
68. Quelles contraintes sont non négociables ?
Sécurité des données, conformité, fiabilité.
69. Comment définirez-vous le succès du projet après 12 mois ?
Moins de ressaisie, gain de temps, données fiables en temps réel.
70. Quelles craintes ou points de vigilance avez-vous sur ce type de projet ?
Coût, formation, résistance au changement.
Conclusion méthodologique
Les réponses à ce questionnaire permettront de formaliser un cahier des charges fidèle aux besoins réels de l’AISB, sans présupposer de solution technique, et servant de base objective à toute proposition future.
Diriger une école internationale dynamique signifie gérer des centaines de détails en permanence : emplois du temps, présence, communication avec les parents, facturation, et bien plus encore. Cela devient difficile à gérer lorsque vos systèmes ne communiquent pas entre eux.
La plupart de nos écoles paires ont commencé à adopter Veracross
https://www.veracross.com/, le système d’information scolaire (MIS) spécialement conçu pour des établissements comme le nôtre. En explorant leur site, nous y voyons beaucoup de choses qui nous intéressent.
Ca aide les équipes administratives à :
● Simplifier les processus quotidiens grâce à une base de données unique et centralisée
● Éliminer la double saisie des données et réduire les erreurs manuelles
● Gagner du temps grâce aux communications et aux rapports automatisés
● Accéder à toutes les informations en un seul endroit, des dossiers des élèves aux emplois du temps
Objectif : permettre à l’American International School of Bamako (AISB) de formaliser un cahier des charges complet, clair et fidèle à ses besoins réels, même pour des interlocuteurs non techniques.
A. Organisation générale et gouvernance
1. Comment décririez-vous aujourd’hui l’organisation administrative et académique de l’AISB (services, rôles, responsabilités) ?
(Exemple : quels services existent formellement, qui fait quoi, où commencent et s’arrêtent les responsabilités entre administration, direction et pédagogie.)
AISB fonctionne selon une structure administrative et académique classique d’école internationale. L’établissement est dirigé par une Directrice, sous la supervision de laquelle la Principale pilote le volet académique. Elle coordonne le programme scolaire avec les coordinateurs des sections élémentaire et secondaire.
Le volet opérationnel est placé sous la responsabilité de la Gestionnaire des opérations, également sous guidance de la Directrice. Ce volet couvre l’administration générale, les finances et la comptabilité, les ressources humaines, la logistique, la sécurité ainsi que les aspects administratifs liés à l’informatique. Chaque service gère son périmètre de responsabilité ; toutefois, la coordination est plus manuelle et repose principalement sur des échanges par mails.
2. Quels sont les principaux flux d’information entre les différents services (académique, finance, RH, direction, logistique) ?
(Exemple : quelles informations partent du service académique vers la finance ? comment la direction est-elle informée des absences, dépenses, incidents ?)
● Académique → Finance : effectifs, inscriptions, changements de statut pour la facturation
● RH → Finance : paie, contrats, avantages
La Directrice et ou la Gestionnaire des opérations reçoivent et approuvent les
formulaires électroniques de demandes d’absences, de maintenance et de dépenses.
Les échanges se font principalement par emails et fichiers Excel ou google docs ou
spreadsheets sur Drive.
3. Quelles informations sont aujourd’hui critiques pour la direction mais difficiles à obtenir rapidement ?
(Exemple : situation financière à date, taux d’absentéisme, impayés, effectifs exacts par niveau.)
Situation financière en temps réel est accessible dans Quickbooks
Les Impayés par famille sont disponibles dans un fichier Excel avec le taux de
recouvrement par famille
Effectifs exacts par niveau est disponible dans un fichier excel et dans le logiciel Focus
Le taux d'absentéisme des élèves est accessible dans Focus et le pour le personnel on
fait un filtre dans le fichier excel contenant les réponses soumises via les formulaires de
demande en ligne.
Cependant la facturation avec Quickbooks n’est pas très optimal et le suivi budgétaire
par service (comptabilité analytique) est aussi l’information utile que nous n’avons pas
encore en place.
4. Quelles décisions importantes nécessitent aujourd’hui plusieurs sources d’information non centralisées ?
(Exemple : décider d’un recrutement, d’un investissement, d’une activité nécessite-t-il plusieurs fichiers ou échanges informels ?) Ouverture de classes, activités extrascolaires, les inscriptions et le paiement des examens AP a CollegeBoard aux USA,
les inscriptions et le paiement pour les élèves qui ne sont pas inscrits à plein temps et
qui viennent suivre les cours d’anglais dans l'après midi,
les achats de biens et services, le transport des expatriés de l'aéroport vers l'école ou vis versa, le suivi des déplacements des bus scolaires, les demandes de visa pour les étrangers expatriés,
l’organisation des fêtes de l’association des parents d'élèves et le suivi des recettes
etc…
5. Existe-t-il des doublons de saisie ou des incohérences de données entre services ? Si oui, où principalement ?
(Exemple : un élève ou un employé saisi dans plusieurs fichiers avec des informations différentes.)
Oui, bien que ce soit rare, on eu quelques cas où élèves et employés étaient saisis dans
plusieurs fichiers (Excel, Focus, QuickBooks) avec des écarts possibles.
6. Quels sont les risques opérationnels actuels liés à l’organisation des données ?
(Exemples : erreurs humaines, perte de fichiers, dépendance à une seule personne clé, retards de traitement.)
Erreurs humaines, perte de fichiers, dépendance au service informatique, retards de
traitement , entrée illégale non autorisée .
B. Outils existants et pratiques actuelles
7. Quels outils logiciels utilisez-vous actuellement pour chaque domaine ?
(Précisez le nom de l’outil, son usage réel, et s’il est obligatoire ou facultatif.) - Gestion des élèves
- Gestion académique (FOCUS)
- Finance et comptabilité (QUICKBOOKS DESKTOP) et EXCEL pour la gestion des immobilisations et inventaires des stocks de la boutique de fournitures scolaires.
- Ressources humaines (EXCEL)
- Communication interne (EMAILS)
Google Drive
8. Quels traitements sont encore réalisés sur Excel ou sur papier ?
(Exemple : suivi des absences, listes manuelles, calculs, tableaux partagés par email.)
RH (Paie, congés, absences), suivi des admissions, inventaires, certains rapports
financiers .
9. Quels outils donnent satisfaction aujourd’hui ? Pourquoi ? (Exemple : simplicité, rapidité, habitude, fiabilité.)
10. Quels outils sont contraignants ou source de frustration ?
(Exemple : lenteur, complexité, erreurs fréquentes, manque de visibilité.)
Erreurs avec la gestion des immobilisations via Excel
Un seul utilisateur en même temps pour Quickbooks bien notre formule est
normalement destinée a 3 utilisateurs.
11. Quelles tâches nécessitent aujourd’hui une ressaisie manuelle d’informations déjà existantes ailleurs ?
(Exemple : reprendre des informations élèves pour la facturation ou les rapports.)
Données des élèves pour facturation, rapports, listes, RH.
C. Admissions et inscriptions
12. Comment se déroule aujourd’hui une admission, de la première demande jusqu’à l’inscription finale ?
(Décrivez les étapes concrètes, même informelles.)
Demande → collecte documents → validation académique → offre → paiement frais
d’admission → lettre d’acceptation → inscription.
13. Quels documents sont collectés ? Sous quelle forme ? (Papier, email, scans, plateformes externes, etc.) papier, emails, scans, formulaire électronique.
14. Quelles étapes sont les plus chronophages pour l’équipe administrative ? (Exemple : relances, vérification des pièces, saisies répétées.)
Relances familles, vérifications, saisies répétées.
15. Comment suivez-vous l’état d’avancement d’un dossier candidat ? (Exemple : tableau Excel, emails, mémoire humaine.)
16. Quelles difficultés rencontrez-vous dans la communication avec les familles candidates ?
(Exemple : informations manquantes, incompréhensions, délais.) informations manquantes, incompréhensions, délais
17. Quels indicateurs aimeriez-vous suivre sur les admissions ?
(Exemple : nombre de candidatures, taux d’acceptation, délais moyens, origine géographique.)
nombre de candidatures, taux d’acceptation, délais moyens, origine géographique,âge/placement, affiliation, nouveau ou ancien eleves
D. Gestion des élèves et de la scolarité
18. Où sont stockées aujourd’hui les informations élèves ? (Un seul endroit ou plusieurs ?)
Focus et dossier physique de l'élève
19. Existe-t-il un dossier élève unique ou plusieurs sources ? (Administratif, académique, santé, discipline, etc.)
Administratif, académique, santé, discipline, etc
20. Qui a accès à quelles informations ?
(Administration, enseignants, direction, parents.)
L'administration et l’enseignant de l'élève ont accès à son dossier.
La Directrice et la Gestionnaire des opérations ont accès aux dossiers du personnel.
21. Comment gérez-vous aujourd’hui :
- les absences et retards ?
- la discipline ?
- les changements de classe ou de statut ?
Absences/discipline : Focus + Excel
Changements : manuels
22. Comment les parents accèdent-ils aux informations scolaires ? (Bulletins papier, emails, portail, demandes directes.)
Bulletins papier, emails, portail, demandes directes
23. Quelles informations les parents demandent-ils le plus souvent ? (Exemple : notes, absences, factures, emplois du temps.) notes, absences, factures, emplois du temps.
E. Organisation pédagogique et évaluations
24. Comment sont construits les emplois du temps aujourd’hui ? (Manuellement, logiciel, contraintes difficiles à gérer ?)
Manuellement,
25. Quels outils utilisez-vous pour gérer enseignants, salles et matières ?
Focus+Excel
26. Comment gérez-vous les changements (absences enseignants, remplacements) ?
Coordination manuelle
27. Comment les enseignants saisissent-ils les notes ? (Papier, Excel, logiciel, plateforme externe.)
Focus, Mastery Connect
28. Quels calculs sont aujourd’hui manuels ? (Moyennes, classements, GPA.)
GPA .
29. Comment sont produits les bulletins ? (Manuellement, semi-automatisé, délais.) semi-automatisé
30. Quelles difficultés apparaissent en période de notes ou de bulletins ?
Délais, vérifications multiples.
F. Ressources humaines
31. Comment sont gérés aujourd’hui les dossiers du personnel ? Dossier sur google drive et documents papier pour les anciens employés
32. Comment suivez-vous :
- les contrats ? La plupart sont renouvelés en début ou en fin d'années scolaires ce qui
facilite le suivi.
- les congés ? Excel et feuille manuelle
- les absences ? Google formulaires
33. Le personnel peut-il consulter ses informations sans passer par l’administration ?
Non
34. Quels processus RH sont les plus sensibles ou chronophages ?
Demande de visas, recrutements internationaux.
35. Existe-t-il des obligations légales ou contractuelles difficiles à suivre ?
Conformité locale et contrats internationaux.
G. Temps de travail et présence
36. Comment est suivi aujourd’hui le temps de travail du personnel ?
Feuilles ou Excel.
37. Quels types de personnel sont concernés ?
Les travailleurs ayant droit aux heures supplémentaires.
38. Comment traitez-vous les retards, absences ou oublis de pointage ?
Correction manuelle le mois suivant
39. Quelles informations sont nécessaires pour préparer la paie ?
Formulaire de demande de prêt, absence, substitut des assistants pour les enseignants,
allocation pour la retraite des expatriés, autres déductions ou additions, heures
supplémentaires du personnel administratif.
40. Quelles difficultés rencontrez-vous dans la fiabilité des données de présence ?
H. Finance, achats et dépenses
41. Comment sont initiées les demandes d’achat aujourd’hui ?
Formulaire Google
42. Existe-t-il des circuits de validation formalisés ?
La Directrice et la Gestionnaire des opérations
43. Comment suivez-vous les dépenses par service ou activité ?
Les dépenses sont suivies dans le rapport financier mensuel (YTD en anglais)
44. Comment gérez-vous les notes de frais ?
N/A
45. Quels contrôles budgétaires sont faits avant ou après une dépense ? La verification des procédures d’engagement (bon de commande) et de paiement la vérification du dépassement de la ligne budgétaire est fait avant et après
Approbation formelle
46. Quelles informations financières sont difficiles à consolider aujourd’hui ?
trésorerie, par section ou par classe inventaire annuel des immobilisations
I. Gestion spécifique du carburant
47. Quels usages consomment le carburant ?
Bus scolaires, utilisés également pour les courses administratives, la tondeuse
thermique et le groupe électrogène de l'école
48. Comment distinguez-vous les sources de carburant (achat, dons) ?
Achat avec l’ambassade ou dans les stations services
49. Comment est suivi le stock et la consommation ? Pas de système de suivi de la consommation pour le moment
50. Quels risques ou dérives souhaitez-vous éviter ?
Les achats dans les stations étant plus fréquents actuellement nous voudrions suivre la
consommation avec les chauffeurs
51. Quels rapports aimeriez-vous obtenir ?
Consommation mensuelle par bus et consommation journalière du groupe
J. Logistique et moyens généraux
52. Disposez-vous d’un inventaire à jour des équipements ?
Oui
53. Comment sont signalés les incidents techniques ?
Verbalement ou par mail
54. Comment suivez-vous les interventions et leur historique ?
cahier des charges mais, c’est peu structuré
55. Quels équipements sont critiques pour l’activité pédagogique ?
Serveur, electricité, IT, securite (le Système de sonorisation publique pour les annonces
d’urgence)
56. Comment est organisé le transport scolaire aujourd’hui ?
La coordinatrice du transport organise avec les chauffeurs les trajets
K. Communication et collaboration
57. Comment l’information est-elle diffusée aujourd’hui vers :
- les enseignants ? Mails, Whatsapp, réunions hebdomadaires, annonces publiques,
portail unique centralise
- les parents ? Mails, Whatsapp, Assemblée générale
- les élèves ? Mails, Forum ouvert, annonces publique en cas d'évacuation par exemple
58. Quels types de messages sont les plus fréquents ?
Mails et Whatsapp
59. Quels canaux fonctionnent bien ? Lesquels posent problème ?
L’annonce publique avec le système de sonorisation publique peut tomber en panne
60. Quelles améliorations attendez-vous en matière de communication interne ?
Le portail unique centralisé n’est pas encore bien intégré, il vient d'être mis en place il
y’a moins d’un mois
L. Direction, pilotage et reporting
61. Quels indicateurs la direction consulte-t-elle régulièrement ?
Effectifs, finances, impayés, RH.
62. Quels rapports sont longs ou difficiles à produire ?
Budgets, consolidations financières, statistiques élèves.
63. Quelles informations aimeriez-vous avoir en temps réel ?
Trésorerie, inscriptions, absences.
64. Quels besoins spécifiques a le Conseil d’administration ?
Finances, flux des effectifs, risques, performance, sécurité.
65. À quelle fréquence ces informations sont-elles nécessaires ?
Mensuelle
M. Contraintes, priorités et vision
66. Quelles sont vos priorités absolues pour la première année ?
Centralisation des données, intégration finance-académique, automatisation
admissions/paie.
67. Quelles fonctions peuvent attendre ?
Fonctions avancées secondaires.
68. Quelles contraintes sont non négociables ?
Sécurité des données, conformité, fiabilité.
69. Comment définirez-vous le succès du projet après 12 mois ?
Moins de ressaisie, gain de temps, données fiables en temps réel.
70. Quelles craintes ou points de vigilance avez-vous sur ce type de projet ?
Coût, formation, résistance au changement.
Conclusion méthodologique
Les réponses à ce questionnaire permettront de formaliser un cahier des charges fidèle aux besoins réels de l’AISB, sans présupposer de solution technique, et servant de base objective à toute proposition future.
Diriger une école internationale dynamique signifie gérer des centaines de détails en permanence : emplois du temps, présence, communication avec les parents, facturation, et bien plus encore. Cela devient difficile à gérer lorsque vos systèmes ne communiquent pas entre eux.
La plupart de nos écoles paires ont commencé à adopter Veracross
https://www.veracross.com/, le système d’information scolaire (MIS) spécialement conçu pour des établissements comme le nôtre. En explorant leur site, nous y voyons beaucoup de choses qui nous intéressent.
Ca aide les équipes administratives à :
● Simplifier les processus quotidiens grâce à une base de données unique et centralisée
● Éliminer la double saisie des données et réduire les erreurs manuelles
● Gagner du temps grâce aux communications et aux rapports automatisés
● Accéder à toutes les informations en un seul endroit, des dossiers des élèves aux emplois du temps